派遣社員としての秘書の業務の内容とは

秘書の女性 お役立ちコラム

「秘書」と聞いてみなさんはどのようなことを思い浮かべるのでしょうか。

よく一般的にはデキる女性のようなビジネスウーマンというイメージを抱きやすいです。

それが発展してとてもじゃないけど誰にもできるような容易な職種なのではないのか、と言ったイメージを抱く人もいるでしょう。

しかし最近では決してそのようなものではなく、未経験の方でも対応してくれるような派遣の案件も存在します。

この記事では秘書の仕事内容から派遣について、適している性格などを紹介していきたいと思います。

秘書という仕事の内容とは

秘書と簡単に言ってきましたが、どのような仕事内容になっているのでしょうか。

まずは秘書には2種類あることを知らなければなりません。

それは「個人秘書」と「グループ秘書」の2種類です。

個人秘書とは一般的にイメージされている秘書のことで、個人に付いて業務をこなしていくことです。

それに対しグループ秘書というのは文字通り個人ではなくグループに付き、一人ひとりに負担する仕事を効率的に分担することによって全体の仕事を円滑に進むことを目的とした業務になります。

最近求人が増えてきているので是非知っておいてほしいです。

次に主な秘書の仕事業務について紹介します。

・スケジュール管理

担当する方のスケジュールを頭に入れて行動を共に行っていく秘書の中でも大事な業務の1つです。

・電話対応

担当している方へ向けの電話を全て対応しなければなりません。

その中でも必要か不必要かを自分で瞬時に判断し、必要であれば担当者につなぐといった業務となります。

・来社対応

電話だけでなく来社の対応も秘書の業務になります。

事前にアポイントを取られたお客様だけを通し、アポイントを取られていないお客様であれば断ります。

・必要書類を自身で作成

・交通機関の手配

・メールや郵便物のチェック

などが挙げられます。

主な業務内容を挙げただけなので考えればまだまだ出てくるかと思います。

秘書という仕事は担当する方のお手伝いという抽象的な内容であるのでこれといって具体的に表すのが難しくなってしまいます。

派遣社員としての秘書について

秘書の職種の中には契約をして働いている方もいれば、派遣として働いている方ももちろんいます。

派遣として働いている方は派遣会社に登録をし、求人の中から秘書を募集している求人を探し採用されれば期限付きで派遣として働くことができます。

期限付きとお伝えしましたが、仕事内容を評価してもらえれば期限を延長するということも珍しくはありません。

これには企業側も働く側も両方にメリットが存在します。

企業側では正社員と異なり派遣社員として秘書を雇うことができるのでコストが抑えることが可能である点、期限付きでの契約となるので繁忙期などのスパンで雇うことが可能である点が存在します。

働く側にとっては一時的に働くことができる点、もしも派遣先の企業とミスマッチなどにより合わないと判断した場合には契約を更新せずに辞めやすい点といったメリットがあります。

とはいっても正社員であろうと派遣社員であろうと求められる仕事内容はほぼ変わりません。

即戦力としての採用を求められることが多いのでもしかすると未経験の方であると契約されることは難しくなってきてしまいかもしれません。

秘書検定は取得すべきなのか

秘書を志望する方に多い悩みが秘書検定を取得した方がよいのか、という悩みです。

結論から言ってしまうと取得するべきです。

ですが秘書検定を取得することができたからと言って必ずしも採用が保証されるわけではないことを注意してください。

秘書検定の資格試験の内容と実際の業務内容とではかなり差が出てくることでしょう。

もし同じ評価をしている志望者が残り片方は秘書検定を所有している、もう片方は所有していなおらずどちらか片方を採用するといった条件であれば秘書検定を所有している方を採用するといった感じになります。

第一線で実際に活躍されている秘書の方のほとんどが秘書検定を取得しているのでもし悩んでいるのならば秘書検定に挑戦してください。

秘書に適している性格とは

・気配りができる人

抽象的にお手伝いという業務内容になるので、しっかりと周りを観察し今どのようなことに気を配るべきか判断できなければなりません。

・臨機応変に対応できる人

これも気が利く人と被ってしまうかもしれませんがこれといって決まった業務がないためその時に最適な仕事をしていく必要になってきます。

・焦らず常に冷静でいれる人

不足の事態が起こったとしてもパニックになることのなく慌てず落ち着いて対応できる人が良いでしょう。

・几帳面で正確に仕事をこなせる人

決まることのない業務や不足の事態への対応をこなさなければなりませんが、それに加えてスケジュール管理などの几帳面に取り組む必要があります。

また美しい立ち振る舞いなどを求められてくるので適している性格はさまざまです。

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