このまえ派遣会社から電話がかかってきたんだけど、イマイチ対応の仕方がわからなくてかなり焦っちゃったのよ…。
派遣未経験の方からすれば派遣会社のスタッフと電話する機会なんて普通はないから、こういう時になるとどうしても緊張しちゃうよね…。わたしも対応していて「この方焦ってるな…」って感じるときがあります。
派遣会社からかかる電話内容はさまざまですが、大まかに分けると以下の2点です。
派遣会社から主にかかってくる電話内容
・お仕事紹介の電話
・就業確認の電話
まずは以上2点を押さえて、それに関連するポイントを押さえていきましょう。
今回は派遣会社からの電話対応の対応について、5つのポイントを挙げていきます。どのポイントも派遣社員なら必ず押さえるべき内容ですので、ぜひ最後までお読みください。
ポイント①派遣会社からのお仕事紹介の電話
序盤に挙げた2点のうちの1つ。まずは派遣会社からのお仕事紹介の電話対応から見ていきます。
「1日のみ」あるいは「土日のみ」ような単発型の求人専門の派遣会社に登録していると、ひっきりなしに仕事紹介の電話がかかってきます。
単発系の仕事は短期間で人材を揃えなければならないので、必然的に派遣会社のスタッフも求人に申し込んでいない人に電話をかけるわけです。
電話をかけるのも仕事の1つですので、仕方なくかけている可能性もありますね…。
電話内容としては「お願いですから◯月△日に仕事に出てくれませんか？」といったものが多いですが、こういうものは口頭で断っても問題ありません。また、ブラックリストに載ることもありません。
ただし、派遣契約期間を満了しないうちに突如「辞めますね」と辞職の意思を示してしまうと、一発でブラックリストに載りますので、間違っても言わないようにしましょう。
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ポイント②就業確認の電話対応
派遣会社から電話がかかるケースとして、就業確認をしてくることもしばしばあります。単に派遣社員の就業状況確認、仕事を探す意思の確認をします。
執拗なら基本的にきっぱり断ってOK
これは登録していて就業はしていないスタッフに向けてかかってくる連絡で、仕事をする気がない方は無視しても問題ないです。
わたしが登録した派遣会社の担当スタッフ、2週間に1度くらいのペースで電話がかかってきてしつこいと思うんだけど…。これってどうすればいいの？
執拗な連絡をする派遣会社もいるものね…。そのときは「電話かけてこないでください」とはっきりと断ってください！
悪質とまでは言いませんが、登録者にしつこいくらい電話をかける派遣会社も少なからず存在します。
スタッフサービスやテンプスタッフなど大手の派遣会社というよりは、小規模の派遣会社にありがちなことですね。
就業確認の着信履歴があったら折り返そう
丁寧な対応をしてもらってお世話になっている派遣会社からの着信履歴が残っていたら、折り返すべきか少し悩んでしまいますよね。ですがこれは無視すべきではなく、折り返すべきものです。
派遣会社からの着信があって履歴が残るときは、基本的に仕事紹介や就業確認以外に伝えるべき重要な事柄がある可能性が高いです。
着信履歴が残っていたら「◯月△日の□時ごろにお電話をいただいた××と申します」と一言添えると良いですね。
また、お仕事を探している最中の場合も折り返しの連絡を入れるべきです。短期や単発系のお仕事であれば一層早く連絡を入れましょう。ポイント①のようにお仕事紹介の連絡かもしれませんし、短期や単発系のお仕事ならすぐに求人募集が埋まってしまうからです。
加えて、折り返しする場合は以下の4つを最低限用意しましょう。
・連絡をもらった担当者の名前
・メモ帳
・筆記具
上2つのスタッフ番号と担当者の名前はよく聞かれるので、あらかじめ把握するようにしましょう。
場合によってはそのままお仕事紹介に繋がる話を持ちかけてくるので、お仕事をお探し中であればスケジュールが把握できるものも準備すると良いですね！
ポイント③派遣会社との電話対応で心得ておくべきマナー
派遣会社との電話の際に心がけるべきは大きく分けて2つに分かれます！今回はかけるときのマナーと受けるときのマナーを押さえましょう！
派遣社員が派遣会社へ電話をかけるときのマナー
まずは名乗ること
基本中の基本ですが、まずは名乗ることから始めましょう。具体的には名前と登録番号を伝えますが必要に応じて所属支店名、就業中の派遣先企業の名前も伝えましょう。
派遣会社は派遣先企業や派遣スタッフなど、多方面の関係者とのつながりがあるため、最初に自分が何者であるかを伝えるのは大切です。
「派遣スタッフの◯◯と申します。スタッフ番号は△△です。」
「株式会社□□□□で就業しています、◯◯と申します。」
などが適切な伝え方ですね！
また、名乗ったら「お世話になっております」と一言カンタンな挨拶をしましょう。少しでも相手に好印象を与えるのは今後にとってプラスとなります。
結論を先に述べよう
こちらも基本のことではありますが、案外忘れがちなことですので最確認の意味も込めて今一度押さえておきましょう。
自分から何か話すということは「相手の時間をいただく」ことに直結しますので、結論から話すことは相手への配慮という意味でもすごく大切です。
とはいえ実践できる人は決して多くはないため、まずは言いたいことを1つにしぼって簡潔に物事を伝える工夫をしましょう。
日頃から癖をつけて、いつ電話をかけても適切な対応がとれるとベストですね！
担当者が不在の時はどうすればいい？
派遣会社の担当の人に電話をかけたはいいものの、不在だとわかって困るケースってありますよね。もし相手が不在ならば担当者が戻る予定を確認したうえで改めてこちらからかけましょう。
自分から電話をかけて相手にかけ直させるのは失礼な行為ですので、気をつけてください。
ただし折り返しの提案があればそれに従って問題ありませんので、折り返しの提案へのお礼を伝えつつ、「自分の名前・電話番号・自分が電話に出られる時間帯」の3点を伝えると親切です。
派遣会社から派遣社員に電話がかかってくるときのマナー
出る時は呼び鈴3回以内で
これも電話対応時のマナーでよくいわれることですね。電話が鳴ったら早めに出るのが基本で、具体的には呼び鈴3回以内を目安にしてください。
呼び鈴が3回以上鳴ってから出た場合は一言「お待たせいたしました」と添えてからの対応が親切です。
要件はきっちりと伝える
派遣社員と派遣会社との電話対応で多いのが「語尾を曖昧にして伝えてしまう」ことです。
「派遣登録したいんですけども…※¥△」
「◯◯のお仕事なんですけれども…※¥△」こんな感じでハッキリと話さないで電話をかけてくる方も見受けられますね…。
ハッキリと伝えないことで派遣会社の担当スタッフも応対に困ってしまいますので、これでは正確に要件が伝わりません。
そのため「□□□□を見て××××のお仕事に興味を持ったのですが、詳細を伺ってもよろしいですか？」などなるべくキチンと伝えるよう心がけましょう。
用件と併せて「なぜ連絡するに至ったのか」などの経緯も伝えられるとベストです！
重要な用件は復唱しよう
派遣会社のスタッフからもらった情報は適宜メモをとって忘れないようにし、確認のために復唱しましょう。
特に5W1H（誰が、いつ、どこで、何を、なぜ、どのように）を意識すると伝えたい情報が明確になって、過不足なく情報共有できます。
ポイント④電話対応も選考基準になりうる
派遣会社の担当スタッフの立場から見れば、同じ条件・同じステータスのスタッフが2人いるとすると、普段から連絡の取れて意思疎通ができるほうに、優先的に仕事を割り振る可能性もあります。
特に派遣でオフィスワークを希望しているのであればなおさら気をつけましょう。
オフィスでの仕事は電話対応が必須な求人も数多く、派遣会社への電話対応もビジネスシーンを切りとったものとして見られ、それだけで「この人は電話対応ができない人だな…」と見られかねません。
逆に捉えれば派遣会社との電話対応もアピールポイントの1つですので、うまくアピールして今後の派遣ライフを有利に立ち回れるようにするのが良いですね。
ポイント⑤職場見学・顔合わせを打診されたとき
そういえば派遣会社のスタッフさんから、派遣会社での選考は無しで職場見学の日程を打診されたんだけど、あれってなんなのだろう…。
派遣会社から職場見学や顔合わせの打診の連絡があったら、実は採用の可能性が高いと思ってください！
この場合は派遣スタッフのスキルや経歴などから見て、派遣先企業が希望する人材に見合っていると判断したものですので、基本的にお仕事の採用となる確率が高いです。
ただ、確実に採用されるケースとは断定できないので注意しましょう。派遣先企業がほかの派遣会社で採用することもありますので、この場合は諦めましょう。
派遣の職場見学について更に掘り下げたい方は、以下の記事も併せてお読みください。
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なるべく適切な電話対応を心がけましょう！
派遣会社からの電話、派遣会社への電話はいずれもどう対応すれば良いのかおわかりいただけたかと思います。
派遣で働くのがはじめての方にとっては、どう対応すべきかイマイチわからないことだらけかもしれませんが、まずは今回ご紹介したポイントだけでも押さえておいてください。
こうした電話対応のなかには暗黙の了解や昔からの慣例もありますから、すべてカンペキにできる方は少ないです。
とはいえ、適当に対応してはこちらが不利になるだけですので、マナーを守りつつ適切な応対を心がけていきましょう！
