派遣社員の在籍証明書って何?必要な場面と取得方法も解説

証明書 提出書類

派遣社員として働いていると「在籍証明書」という言葉を聞くことがありますよね。

たとえ聞いたことはあっても在籍証明書がどんなものか、どんな時に必要なのか、どうしたら発行してもらえるのかイマイチわからない方が多いです。

ですが全ての派遣社員の方に関わる内容ですので、この記事でカンタンに押さえておきましょう。

そもそも在籍証明書とは?

女性-クエスチョンマーク

まずは在籍証明書がどんなものかカンタンに押さえていきましょう。

在籍証明書とは?

その人がその企業に「在籍している」こと、あるいは「在籍していた」ことを証明する書類のことです。
就業証明書・雇用証明書と呼ばれる場合もあります

履歴書に在籍期間や在籍企業およびその業種が書かれますが、在籍証明書があるとその情報が正しいことの証拠にもなります。

さらに勤務期間がわかると、年金等の情報がわからなくても証明書としての役割を果たしてくれます。

在籍証明書はどこで発行できる?

派遣社員は派遣会社と雇用関係を結んでいることに関連して、在籍証明書を含めた各証明書の発行は派遣会社がおこないます。

ただし、派遣会社と派遣社員との間に雇用関係が発生するのは、派遣先企業で実際に働く期間のみです。

そのため、登録をしていても就業をしていない状態の場合は証明の発行は難しいかもしれないので、まずは登録中の派遣会社の担当スタッフに相談するのが無難です。

派遣社員が在籍証明書を必要とする場面は?

はてなのプラカードを持つ女性

派遣社員が在籍証明書を必要とするタイミングは、保育園に子どもを預ける時と転職する時の2つです。

それぞれの場合どのように使うのかを見ていきましょう。

保育園に子どもを預ける際に必要になる

派遣社員の方のなかには子どもを保育園に預けて働く方が多いです。

それに伴って待機児童問題が関係し、保育園やその他学童などの施設に子どもを預けるときも、在籍証明書が必要になるケースがあるのです。

保育園や学童に子どもを預ける際に必要な申請・許可条件が異なりますが、親が働いているかどうか、勤務時間はどれくらいか、居住期間はどれくらいか等あらゆる側面から比較して、受け入れ可否を決めることが多いのです。 

転職する際に必要になる

勤務していた企業を退職するときに、勤務期間を明確にするものとして在籍証明書あるいは退職証明書を受け取ることができます。

企業に頼むと退職して2年間は発行期間となってますので、必要な場合は企業の人事部等に相談しましょう。

発行といっても在籍証明書には指定フォーマットがなく、退職する方が提出先に提示したい内容を盛り込んだ書面をもらう、あるいは提出先が決めたフォーマットにがあればその内容を記載し、提出してきたものを前職の企業が確認して署名・捺印をするものです。

次の転職先でどの内容が必要なのかを確認しないと、前の職場に何度も手間をかけて迷惑がかってしまいますし、署名・捺印には時間がかかることもよくあります。

それにより提出期限に間に合わなくなる可能性もありますので、まずは項目の確認をして過不足がないことをしっかり確認して依頼するようにしましょう。

在籍証明書に必要な項目は?

派遣-はてなマークが浮かぶほど考える女性派遣社員

続いて在籍証明書への記入時に必要な項目を見ていきましょう。

さきほど在籍証明書には決まったフォーマットがないことをお伝えしましたが、それでも最低限必要な内容はありますので、しっかり把握しておきましょう。

氏名や性別などのパーソナルデータ

氏名、生年月日、性別、住所、退職年月日が必要です。

パーソナルデータは当該会社に在籍していた時期のデータを示します。

よって、請求者が請求した時期の内容とは異なるケースがありますので注意しましょう。

雇用関連の情報

雇用期間、雇用形態、役職、仕事内容、勤務時間帯や日数なども記入が必要なケースがあります

勤務時間帯については新しい派遣先に提出するよりも、保育園や学童に迎えに来られない理由などを伝える際に必要なケースが多いです。 

給与関連の情報

給与関連(月給や給与の総額など)の情報については、不動産賃貸または購入等に必要になるケースが多いです。

「この人は家賃を払い続けられる収入を得ているのか」を確認する目的です。

派遣先企業の署名と捺印

派遣先(退職者の場合は前の職場)の署名・捺印も在籍証明書において欠かせないものです。

署名や捺印が無いとただフォーマットに書いてある書類ですが、署名・捺印があるだけで企業がその文書内容が正しいと判断・証明していることになります。

ミスの無いよう、署名・捺印の際にはチェックを怠らないようにしましょう。

在籍証明書の準備はお早めに

派遣-指をさすポニーテールの女性

派遣スタッフが在籍証明書を活用する機会はあまりないのですが、もし準備すべきだと判断したら早めに対応しましょう。

場合によっては発行に時間がかかりますので、今回お伝えした内容はしっかりと把握して、いつでも対処できるようにしましょう。

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